Dochody w firmie – jak wyjść na plus?

Właściwe zarządzanie budżetem od początku prowadzenia działalności jest niezwykle korzystne dla firmy i nierzadko bywa wyznacznikiem kierunku kolejnych przedsięwzięć. Trzeba zawsze mieć na uwadze m.in. rachunek zysków i strat, pilnować terminów realizacji faktur czy weryfikować kontrahentów. W tym artykule zaprezentowane zostaną wskazówki dotyczące sprawnego zarządzania budżetem firmy oraz błędy, których warto unikać, licząc na zysk z podejmowanych działań.

Próg rentowności czyli kluczowy moment, w którym firma zaczyna zarabiać, i do którego dążą przedsiębiorcy zakładając firmę oraz tworząc biznesplan. Jak zarządzać firmą, by dotrzeć tam w jak najkrótszym czasie? To, czy firma odnosi sukces czy nie, można z łatwością ocenić po jej finansach. 

Planowanie budżetu firmowego

Dokładne określenie budżetu na dany rok, kwartał czy miesiąc to podstawa optymalizacji działań w firmie. Większość pracowników, przede wszystkim ci zajmujący wysokie stanowiska, powinni być zaznajomieni z tym planem i na jego podstawie realizować cele firmy. Warto tworzyć plany zarówno krótko - jak i długoterminowe. Te długoterminowe muszą zakładać pewien stopień niepewności i/lub posiadać kilka alternatyw, a wszystko to w związku z intensywnym tempem zmian zachodzących na rynku.

Rachunek zysków i strat

Jak zrobić rachunek zysków i start krok po kroku? Warto prowadzić na bieżąco i monitorować sprawozdania finansowe firmy, nawet jeśli zatrudnia się zewnętrzną firmę do prowadzenia księgowości. Księgowi odpowiadają za porządek w dokumentacji i terminowość w składaniu właściwych zeznań i deklaracji - to Ty odpowiadasz za płynność finansową firmy. Trzeba samodzielnie prowadzić plik, w którym należy uwzględniać wysokość ponoszonych kosztów i przychodów. Trzeba także podzielić wydatki na stałe, które zależą od obrotu (np. czynsz najmu, opłaty abonamentowe, amortyzacja itd.), i zmienne, czyli te powstające w momencie sprzedaży (np. surowce, energia).

Eliminowanie niepotrzebnych wydatków

Naturalną konsekwencją prowadzenia rachunku zysków i strat jest ukazanie tego sektora firmy, w którym jest możliwość na zmniejszenie kosztów uzyskania przychodu. Unikaj także niepotrzebnych wydatków w postaci chociażby dodatkowych gadżetów, eksponatów do firmy, które nie wpłyną na jej lepsze funkcjonowanie czy prestiż, a jedynie uszczuplą budżet.

Pilnowanie terminów realizacji faktur

Niby oczywista sprawa - za otrzymaną usługę lub produkt trzeba zapłacić. Nie zawsze jednak klienci są skorzy do płacenia swoich zobowiązań w terminie, a to może grozić utratą płynności finansowej w firmie. Trzeba więc być uważnym i w niektórych przypadkach stanowczo egzekwować uregulowanie należności w celu uniknięcia skierowania sprawy na drogę sądową.

Weryfikowanie kontrahentów

Ten element jest mocno związany z wyżej wspomnianym niedotrzymywaniem terminów płatności przez kontrahentów. By tego uniknąć należy sprawdzać ich w rejestrach dłużników. Można dzięki temu zaoszczędzić sporo czasu i pieniędzy oraz niepotrzebnego stresu.

Posiadanie oddzielnych rachunków bankowych

Podstawowa zasada w biznesie - nie można mieszać pieniędzy osobistych z firmowymi. Dlatego pierwszym krokiem w momencie zakładania działalności powinno być otworzenie rachunku firmowego. Dzięki temu zyskuje się przejrzystą sytuację, jeśli chodzi o budżet przeznaczony wyłącznie na wydatki związane z biznesem.

Reinwestowanie zysków w reklamę

Element niezwykle istotny zwłaszcza na samym początku zarządzania firmą. Kula śnieżna w postaci ilości klientów zainteresowanych usługami firmy lub produktami nie rozpędzi się, jeśli najpierw nie zainwestuje się w marketing. I nie chodzi tutaj o jednorazową reklamę, a stałe zwiększanie rozpoznawalności marki wśród potencjalnych klientów. W zależności od specyfiki branży mogą to być plakaty, billboardy, ale przede wszystkim - reklama w Internecie. Nie trzeba obawiać się kosztów. Można testować rozwiązania niewielkim nakładem pieniężnym i lokować ich więcej tam, gdzie notuje się wyższy wskaźnik konwersji.

Podnoszenie poziomu wiedzy finansowej

Nie można nie wspomnieć o tym, że doświadczenie związane z zarządzaniem działalnością będzie tym łatwiejsze, intuicyjne i przede wszystkim korzystniejsze dla firmy, jeśli posiadana wiedza będzie stale poszerzana o nowe zagadnienia. Ciągle zmieniające się na rynku trendy wymuszają na przedsiębiorcach aktualizowanie się. Jednak im większe zdobyte wykształcenie i doświadczenie, tym sprawniej będą podejmowane decyzje w przyszłości.

Jakich błędów unikać, chcąc dobrze zarządzać finansami w firmie?

Przeinwestowanie

Pułapka w którą łatwo wpaść w wyniku kilku dobrze podjętych decyzji. W takiej sytuacji warto zrobić przerwę i skupić się na prognozowaniu i monitorowaniu zysków, niż ulegać pokusie i inwestować dalej, ryzykując szybkim przyrostem kosztów od uzyskiwanego dochodu. Kredyt inwestycyjny dla firm to oczywiście dobra rzecz. Trzeba mieć jednak na względzie ilość podejmowanych działań.

Oszukiwanie siebie w trakcie planowania wydatków.

Kto z nas tego nie robi? Zarówno w sferze życia osobistego jak i na płaszczyźnie biznesowej - często zdarza nam się oszukiwać samych siebie. Jednak będąc odpowiedzialnym za funkcjonowanie całej firmy i zatrudnionych pracowników, trzeba myśleć realnie. Często oznacza to podejmowanie trudnych i niewygodnych decyzji, ale przede wszystkim chodzi o to by nie przeszacowywać i idealizować zawieranych kontraktów i zysków z dokonywanych inwestycji.

Brak wliczenia kosztów długu

Branie pod uwagę wyłącznie kwoty kredytu, bez uwzględniania wysokości oprocentowania i rzeczywistego obciążenia w skali miesiąca.

Zarządzanie pieniędzmi, których jeszcze się nie posiada

Dla wielu przedsiębiorców wystawiona faktura równa się faktycznemu zarobkowi. Jednak nie wszystkie firmy dotrzymują terminów płatności, inne mogą mieć problemy z płynnością finansową. Dlatego tak ważna jest weryfikacja kontrahentów i tworzenie planów biznesowych, bazując na pieniądzach posiadanych na koncie.