Co to jest windykacja polubowna i jak przebiega krok po kroku?

Emilia Karska-Ciepielewska

•

12 lutego 2026

Opóźnienia w płatnościach to problem, który dotyka zarówno firmy, jak i osoby prywatne. Zamiast od razu kierować sprawę na drogę sądową, warto rozważyć rozwiązania mniej konfliktowe, które pozwalają odzyskać należności w sposób spokojny i uporządkowany. Windykacja polubowna jest takim rozwiązaniem, które łączy skuteczność z zachowaniem dobrych relacji między stronami. W niniejszym artykule wyjaśnimy, czym jest windykacja polubowna i jak przebiega krok po kroku.

Czym jest windykacja polubowna i dlaczego warto ją wybrać?

Windykacja polubowna, niekiedy nazywana także windykacją miękką, to sposób odzyskiwania należności, który stawia na rozmowę i współpracę, zamiast od razu kierować sprawę na ścieżkę sądową. W praktyce oznacza to, że wierzyciel stara się wypracować porozumienie z dłużnikiem, zanim sprawa trafi do sądu. To rozwiązanie ma kilka kluczowych zalet, w tym:

• oszczędność czasu;
• zniwelowanie dodatkowych kosztów;
• zachowanie dobrych relacji biznesowych i osobistych.

Podstawowym celem windykacji polubownej jest zrozumienie sytuacji finansowej dłużnika. Dlatego pierwszym krokiem jest dokładne ustalenie, dlaczego płatność się opóźnia i jakie możliwości spłaty faktycznie istnieją. Na tej podstawie można określić warunki spłaty zadłużenia w taki sposób, aby były one realistyczne i wykonalne. Może to obejmować:

• wydłużenie okresu spłaty;
• rozłożenie długu na raty;
• czasowe odroczenie terminu płatności.

Dzięki takiemu podejściu obie strony mają jasność co do oczekiwań i zobowiązań, a cała procedura odbywa się w sposób uporządkowany i możliwy do faktycznej realizacji.

Należy jednak zdawać sobie sprawę, że windykacja polubowna nie zamyka drogi do postępowania sądowego. W przypadku braku reakcji lub gdy próby porozumienia nie przyniosą efektu, wierzyciel nadal może zdecydować się na skierowanie sprawy do sądu. Niemniej w wielu przypadkach skuteczne negocjacje pozwalają odzyskać pieniądze bez niepotrzebnego stresu i dodatkowych kosztów.

Proces windykacji polubownej krok po kroku

Kontakt z dłużnikiem

Windykacja polubowna zazwyczaj rozpoczyna się od nawiązania kontaktu z dłużnikiem, na przykład telefonicznego, mailowego lub listownego. Na tym etapie przekazywane są informacje o zadłużeniu, jego wysokości oraz możliwych konsekwencjach dalszego braku płatności. Działania te są stanowcze, ale jednocześnie pozbawione presji typowej dla postępowania sądowego czy egzekucyjnego.

Analiza możliwości finansowych

Istotnym elementem działań naprawczych jest analiza możliwości finansowych dłużnika. Pozwala ona ocenić, czy problem ze spłatą ma charakter przejściowy, czy raczej wymaga długoterminowej zmiany podejścia dotyczącej regulowania danego długu. Dzięki temu wierzyciel może lepiej zrozumieć sytuację drugiej strony i dobrać adekwatne rozwiązania.

Ustalenia dotyczące dalszych kroków

Kolejnym etapem są ustalenia dotyczące dalszych kroków. Strony wspólnie omawiają możliwe rozwiązania i dopasowują je do aktualnej sytuacji dłużnika. Wierzyciel określa warunki spłaty zadłużenia, biorąc pod uwagę zarówno własne interesy, jak i realne zdolności płatnicze drugiej strony.

Potwierdzenie ustaleń w formie pisemnej

Wypracowane ustalenia w większości przypadków zostają potwierdzone w formie pisemnej, co zwiększa poczucie bezpieczeństwa i porządku po obu stronach. Taka forma jasno określa zasady współpracy i ogranicza ryzyko nieporozumień w dalszym przebiegu procesu.

Po przeprowadzeniu wyżej wymienionego procesu, po stronie dłużnika leży już tylko terminowego regulowanie długu na nowych warunkach.

Cele i korzyści płynące z działań polubownych

Działania polubowne mają jedno kluczowe założenie – chodzi o to, żeby rozwiązać problem zadłużenia bez eskalowania konfliktu i bez dokładania dodatkowego stresu. W praktyce oznacza to skupienie się na rozmowie, ustaleniach i realnych możliwościach spłaty, a nie na straszeniu rażącymi konsekwencjami. Co więc można zyskać, decydując się windykację polubowną?

Mniej stresu dla obu stron

Działania polubowne opierają się na rozmowie i spokojnym wyjaśnieniu sytuacji, a nie na wywieraniu presji. Dzięki temu dłużnik nie czuje się atakowany, a wierzyciel nie musi od razu sięgać po twarde środki prawne. Brak gróźb i formalnych pism sprawia, że atmosfera jest znacznie mniej napięta, co sprzyja dojściu do porozumienia i realnej spłacie zobowiązania.

Niższe koszty całego procesu

Jedną z kluczowych zalet działań polubownych jest ograniczenie kosztów. Brak opłat sądowych, kosztów pełnomocników czy zaliczek związanych z dalszymi procedurami sprawia, że jest to rozwiązanie zdecydowanie tańsze niż windykacja sądowa.

Zachowanie relacji biznesowych i prywatnych

Opóźnienia w płatnościach bardzo często wynikają z przejściowych problemów finansowych, a nie ze złej woli dłużnika. Windykacja polubowna daje szansę na rozwiązanie sprawy bez niszczenia relacji biznesowych czy osobistych. Dzięki temu możliwe jest dalsze prowadzenie współpracy po uregulowaniu długu, zamiast definitywnego zakończenia kontaktu.

Możliwość uniknięcia egzekucji komorniczej

Skuteczna windykacja polubowna pozwala w wielu przypadkach zakończyć proces odzyskiwania należności jeszcze przed skierowaniem sprawy do sądu. Oznacza to, że w celu odzyskanie należności nie trzeba angażowani innych podmiotów ani rozpoczynać postępowania egzekucyjnego, które wiąże się z dodatkowymi kosztami i formalnościami.

Czy windykacja polubowna może pomóc, gdy dłużnik unika spłaty?

Zdarza się, że dłużnik unika kontaktu, ponieważ obawia się konsekwencji prawnych, kosztów sądowych czy wizyty komornika. W takiej sytuacji rozpoczęcie działań w polubownym procesie windykacyjnym może przełamać powstały impas. Spokojne wyjaśnienie sytuacji, przedstawienie realnych możliwości spłaty oraz prowadzenie negocjacji bez presji często sprawia, że druga strona zaczyna otwarcie rozmawiać o problemie. Jeśli dłużnik wykazuje chęci współpracy, w wielu przypadkach możliwe jest wypracowanie nowych zasad regulowania zobowiązania.

Trzeba jednak pamiętać, że nawet najlepiej ustalone warunki nie dają stuprocentowej gwarancji sukcesu. Podpisanie ugody nie zawsze oznacza, że zobowiązanie będzie spłacane bez dalszych trudności, na przykład ze względu niestabilną sytuację finansową dłużnika, która może ponownie utrudnić terminowe regulowanie płatności. Dlatego choć działania polubowne w wielu przypadkach okazują się skuteczne i pozwalają uniknąć sądu, nie można wykluczyć, że ostatecznie wierzyciel będzie zmuszony sięgnąć po dalsze kroki prawne, aby odzyskać swoje środki.

Jak długo trwa windykacja polubowna?

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, jak długo trwa proces windykacji polubownej. Wszystko zależy od wielu czynników, takich jak skomplikowanie sprawy czy gotowość dłużnika do współpracy. W praktyce czas trwania może wahać się od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy, zwłaszcza jeśli konieczne jest szczegółowe ustalenie sytuacji finansowej dłużnika i wypracowanie dogodnych warunków spłaty.

Innymi słowy, w przypadku gdy dłużnik unika kontaktu lub celowo nie reguluje powstałego długu, proces może się wydłużać i nie prowadzić do realnego porozumienia. Wierzyciel zwykle rozpoczyna od wysłania wezwania, po którym następuje rozmowa i negocjacje. Jeśli mimo tych działań nie uda się osiągnąć zamierzonego celu, wezwanie może zostać powtórzone lub skierowane do specjalistycznych podmiotów, które wskażą dalsze możliwości postępowania.

Dlatego zamiast oczekiwać sztywnego terminu, najlepiej traktować proces jako elastyczny i dostosowywać go do sytuacji, zawsze zachowując profesjonalizm i dążenie do porozumienia.

Windykacja terenowa w ramach windykacji polubownej – kluczowe informacje

Wiele osób myli windykację terenową z agresywnym najściem windykatora czy zajęciem mienia. W rzeczywistości w polubownym procesie windykacyjnym wygląda to zupełnie inaczej. Windykacja terenowa, będąc elementem windykacji polubownej, w głównej mierze polega na osobistym kontakcie firmy windykacyjnej z dłużnikiem w celu ustalenia realnych i wykonalnych warunków spłaty zadłużenia.

Niemniej zwykle wdraża się ją dopiero wtedy, gdy dłużnik nie odpowiada na przedsądowe wezwania do zapłaty. Wówczas firma windykacyjna umawia się na wizytę terenową, która odbywa się po wcześniejszym kontakcie i w ustalonym terminie, a nie nagle czy bez zapowiedzi.

Podczas wizyty terenowej przedstawiciel wierzyciela prowadzi rozmowę nastawioną na współpracę. Oznacza to, że jej celem jest poznanie sytuacji finansowej dłużnika i wspólne wypracowanie planu spłat, a nie natarczywe egzekwowanie natychmiastowego uregulowania należności. Dzięki temu spotkanie przebiega w spokojnej atmosferze i daje szansę na realne porozumienie.

Profesjonalne odzyskanie należności – jak eksperci mogą wspierać wierzycieli?

W sytuacjach, gdy samodzielne działania polubowne nie przynoszą oczekiwanych efektów, wsparcie profesjonalnych firm windykacyjnych lub doświadczonych kancelarii prawnych może okazać się nieocenione. Eksperci ci posiadają doświadczenie w prowadzeniu negocjacji, analizie sytuacji finansowej dłużników oraz w ustalaniu realnych planów spłaty. Ich udział zwiększa szanse na skuteczne odzyskanie zaległych należności przy zachowaniu profesjonalizmu i minimalnym ryzyku eskalacji konfliktu. Kluczowe znaczenie ma jednak dopasowanie modelu współpracy do konkretnej sytuacji – zarówno charakteru zadłużenia, jak i gotowości dłużnika do współpracy.

Profesjonalne wsparcie umożliwia również osiągnięcie porozumienia w sytuacjach, które wydają się trudne do rozwiązania. Specjaliści potrafią prowadzić rozmowy w sposób wyważony, proponując rozwiązania dopasowane do obu stron i formalizując je w bezpiecznej formie prawnej. Dzięki temu wierzyciel nie tylko zwiększa swoje szanse na odzyskanie należności, ale także może zachować dobre relacje.

Koszty związane z procesem – na jakie kwoty warto się przygotować?

Realne koszty profesjonalnej windykacji polubownej są zróżnicowane i w dużej mierze zależą od charakteru sprawy, wysokości zadłużenia oraz wybranego modelu współpracy z firmą windykacyjną lub kancelarią prawną. Nie ma jednej, stałej stawki – każda sytuacja jest inna, a ceny ustalane są indywidualnie w zależności od skomplikowania sprawy, konieczności przeprowadzenia wizyt terenowych czy przygotowania formalnej dokumentacji.

Niemniej, mimo zmienności wydatków, inwestycja w profesjonalne wsparcie często się opłaca, ponieważ eksperci potrafią zwiększyć skuteczność odzyskiwania należności i minimalizować ryzyko eskalacji konfliktu.

Jakie działania może podjąć dłużnik, aby uniknąć windykacji?

Jeżeli dłużnik zdaje sobie sprawę, że może zostać objęty postępowaniem windykacyjnym, a jego sytuacja finansowa jest trudna, rozwiązaniem może okazać się pomoc profesjonalnych firm oddłużeniowych, takich jak Biliti. Specjaliści takich firm dokładnie analizują sytuację finansową dłużnika i mogą zaproponować kredyt konsolidacyjny, który pozwala uporządkować zobowiązania w sposób realny i odpowiadający faktycznym potrzebom klienta.

Specjaliści z Biliti są w stanie pomóc nawet osobom, które ze względu na negatywne wpisy w Biurze Informacji Kredytowej (BIK) czy nieidealną historię kredytową otrzymały odmowę wsparcia w tradycyjnych bankach. Kluczowe jest bowiem całościowe spojrzenie na sprawę klienta oraz realne możliwości uregulowania jego zadłużenia, a nie działanie oparte na ścisłych schematach liczbowych.

Dzięki wsparciu ekspertów nawet osoby w pozornie niemożliwej do rozwiązania sytuacji są w stanie terminowo spłacić swoje należności, wpłynąć na lepszą interpelację ich zdolności kredytowej a co najważniejsze uniknąć postępowania egzekucyjnego czy ewentualnego skierowania sprawy do sądu.  

Jeśli więc nie wiesz, jak uporządkować swoje długi i odzyskać finansową niezależność, już teraz wypełnij nasz formularz kontaktowy!

Autor artykułu: Emilia Karska-Ciepielewska

Od zawsze związana z finansami - to nie tylko zawód, ale i prawdziwa pasja. Posiadam wieloletnie doświadczenie w sektorze bankowym, dzięki któremu z powodzeniem wspieram klientów w organizowaniu dopasowanych rozwiązań kredytowych. Obecnie pełnię rolę menadżera sprzedaży - dbam o jakość, efektywność i rozwój mojego zespołu, stawiając na profesjonalizm, zaufanie i partnerską współpracę. Wierzę, że za każdą dobrą decyzją finansową stoi wiedza, doświadczenie i indywidualne podejście. Prywatnie moją największą pasją są podróże - to one uczą mnie otwartości, elastyczności i patrzenia na świat z różnych perspektyw, co przekłada się także na moją codzienną pracę z ludźmi.

Udostępnij:

5/5 - (1 vote)